GED: saiba por que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos vai além do armazenamento

Já ouviu falar em GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)? Se você atua no administrativo, na área estratégica ou na gestão da qualidade, não deixe esse tema para depois. O volume de dados gerado nos últimos dois anos é, de longe, superior ao produzido em toda a história.

Para se ter uma ideia, segundo a Social Good Brasil, OSCIP focada em tecnologia, dobramos a quantidade de informação bienalmente, e a previsão é que o mundo tenha chegado, em 2021, à histórica marca de 350 zettabytes (35 trilhões de gigabytes) de informações.

Em um contexto em que verdadeiros tsunamis de dados nos inundam a cada minuto, saber capturar, tratar, filtrar, utilizar e armazenar as informações mais relevantes é o diferencial entre as empresas que crescem na crise e as que sofrem para se manter de portas abertas.

Embora muitas vezes abstraída pelas organizações (pela sua invisibilidade de danos ou benefícios), a gestão da informação é o epicentro do sucesso corporativo, especialmente no setor de saúde. Neste artigo, você vai entender porque o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) vai muito além de guardar dados em “caixas” virtuais!

Por que é hora de levar a gestão de dados a sério nas empresas?

Uma pesquisa feita há alguns anos pela Coopers and Lybrand, Gartner e PwC nos ajuda a entender a performance das empresas que não colocam a gestão da informação como prioridade em suas políticas estratégicas:

• profissionais perdem, em média, até 50% do seu tempo de trabalho diário procurando documentos extraviados, armazenados incorretamente, ou que até mesmo já foram descartados;
• a cada dia, o mundo produz em torno de 1 bilhão de cópias de arquivos, sendo que cada uma acaba sendo copiada novamente entre 9 e 11 vezes;
• armazenar documentos em papel custa cerca de R$ 50,00 por cópia (custos indiretos com impressões, toners, caixas, espaço físico etc.);
• uma empresa perde um documento a cada 12 segundos, e o custo de recuperação de dados gira entre R$ 1 mil e R$ 1,5 mil.

Tudo isso já diz muito sobre a relação entre excelência e gestão de dados, certo? Mas dá para sistematizar essa questão, e é o que falaremos a seguir.

Quais são os benefícios do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

O assunto é tão importante hoje em dia que o conceito ganhou inúmeros nomes e apelidos: Documentação da Qualidade, Sistema de Gestão Documental de Qualidade, Gestão Estratégica da Informação…

Não importa o nome que sua empresa utilize, desde que aprenda a mapear e a se beneficiar da gestão do conhecimento, cujos frutos são diversos:

• redução de custos administrativos;
• ganho de agilidade nos processos internos;
• melhor uso do espaço físico (redução da área usada para armazenamento, que pode dar lugar a novos equipamentos, salas de espera, laboratórios etc.);
• eliminação de atividades administrativas repetitivas (ligadas a cópias, impressões, catalogação etc.);
• atendimento às mais importantes normas internacionais em gestão da qualidade;
• diminuição de erros em lançamentos e em comunicações com clientes/pacientes, fornecedores, acionistas, colaboradores etc.

Perceba que, quando tratamos de gestão de dados de qualidade, estamos falando em muito mais do que abandonar as pastas AZ, os almoxarifados ou as caixas-arquivos. Uma vez que o mercado dispõe, atualmente, de sistemas inteligentes de gerenciamento da informação — trampolim para levar soluções disruptivas como Big Data, Analytics e machine learning, ou aprendizado de máquina —, registrar dados no Excel é também estar na pré-história da era digital

Ocorre que, sem integração de dados por soluções em nuvem, perde-se agilidade e desperdiçam-se recursos, o que faz com que as instituições se distanciem dos patamares mínimos de qualidade exigidos por clientes e demais stakeholders (como acionistas). E isso vale especialmente para setores com margens de lucro estreitas, altos custos variáveis e imprevisibilidade acima da média: e claro, o setor de saúde engloba todos esses preceitos.

Por que a saúde é mais sensível à qualidade da gestão documental?

A falta de uma política interna eficiente de manuseio documental é o ponto frágil da maioria das instituições brasileiras, mas afeta com mais seriedade hospitais e operadoras de planos de saúde. Afinal, essas instituições recebem diariamente toneladas de informações cruciais à gestão de excelência. Hoje, não há como pensar em qualidade em saúde sem Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Vamos usar o exemplo da rotina administrativa de uma operadora, cujas regulamentações, alterações legais periódicas e inter-relação com muitos entes distintos tornam a gestão praticamente impossível de ser feita apenas com planilhas e documentos físicos.

Uma empresa de saúde suplementar lida, por um lado, com todos os documentos típicos de um hospital (guias de internação, prontuários eletrônicos, laudos médicos, exames laboratoriais) e, por outro, com um oceano de obrigações regulatórias incomuns em outros segmentos (TISS, IDSS, DIOPS). Isso sem falar nos demais documentos corporativos comuns a todos os ramos, como registros contábeis, contratos com fornecedores/hospitais parceiros, balanços etc.

Caso trabalhe com uma solução em Gestão da Qualidade para Organizações de Saúde, a operadora pode viabilizar a centralização de todos os dados de qualidade, armazenados em nuvem e acessíveis de qualquer lugar. Ferramentas como essa também possibilitam integração com ERPs — o que significa a unificação global de toda a informação que transita pela empresa.

Além disso, módulos como “Indicadores” (que monitoram o desempenho da instituição), “Análises Críticas” (referente à avaliação dos resultados e identificação das causas-raízes dos problemas), “Gestão de Riscos” e “Não Conformidade” representam uma mudança estratégica e assertiva na forma com a qual as organizações de saúde lidam com o seu fluxo de processos e trâmites documentais.

Tudo isso significa sair das planilhas e controles em papel para adentrar na metodologia ágil do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e da Gestão da Qualidade Digital, garantindo facilidade de acesso, economia e eficácia nos processos administrativos, melhora na transparência, guarda/eliminação de documentos e controle de fluxo.

GED e ISO 9001: por que os termos são indissociáveis?

Dentre as séries de normas da família ISO nós temos a ISO 9000, norma introdutória que configura demais normas e guias para o sistema de gestão da qualidade. A ISO 9000 engloba conceitos que serão aplicados nas demais normas da família, entre elas, a 9001 (Sistema de Gestão da Qualidade - requisitos).

A ISO 9001 é uma estrutura de gestão que trabalha o entendimento em torno da busca pela informação do cliente de uma forma exata. É todo um sistema de planejamento com antecedência, padronização e alinhamento de colaboradores, com a finalidade de atender plenamente às expectativas do cliente com mais qualidade.

Isso sem contar que essa é a norma que garante a rastreabilidade de um serviço. Seja qual for o item produzido, eu consigo saber com exatidão qual produto foi esse, em qual lote ele foi fabricado, qual foi o insumo utilizado, quando isso ocorreu, para qual cliente foi feita a entrega, enfim, passa a existir uma garantia de processos. Uma linha do tempo completa, caso surja algum problema, reclamação, ou proposta de readequação de processos.

Focada na melhoria contínua, na abordagem eficiente de processos e na decisão baseada em dados, não há como pensar em ISO 9001 sem falar de GED. Ele permitirá acesso rápido a informações-chave, controle de acessos, formulação de hierarquia de permissões e registro de alterações (segurança), entre outras transformações que facilitam a aquisição de qualquer certificação da família ISO.

Uma solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) traz, enfim, inúmeros prismas de aprimoramento que se traduzem em módulos, fazendo com que a comunicação da empresa se torne clara, objetiva, resgatável, confiável e segura. Trata-se de uma virtude crucial na gestão de todas as instituições.

Agora que você já sabe mais sobre a importância do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) na Gestão da Qualidade nas organizações, que tal aprender como gerenciar processos com o SigQuali?Não deixe de nos seguir em nossas redes sociais. Estamos no LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter e YouTube.

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