POP: entenda a importância do documento para instituições de saúde

Saiba o que é Procedimento Operacional Padrão (POP), qual a importância deste documento para a gestão da qualidade de instituições de saúde e confira um passo a passo para construí-lo.

O que é o POP?

O Procedimento Operacional Padrão, ou POP, é um documento que contém todos os detalhes necessários para a realização de uma atividade, incluindo a sequência de etapas, materiais necessários e responsabilidades dos envolvidos. 

Na prática, é como um guia que descreve como o processo deve ocorrer para atingir um padrão de qualidade desejado.

O POP pode conter uma ampla variedade de informações relevantes para a atividade em questão, desde detalhes sobre sua execução até cuidados que devem ser tomados.  O POP pode ser aplicado em diferentes tipos de procedimento, desde rotinas simples até operações complexas.

O uso desse documento contribui com a realização de serviços de alta qualidade, padronizados e validados pelos órgãos reguladores, além de promover uma maior organização nas rotinas de atividade.

Benefícios do POP para instituições de saúde

A adoção de POPs contribui significativamente para a redução de falhas e, consequentemente, para qualidade dos serviços prestados por instituições de saúde. Entender o que é POP e aplicá-lo na sua instituição traz diversos benefícios, especialmente para a qualidade dos serviços e para a redução de falhas.

Isso porque esse documento permite padronizar as atividades, garantindo que todos os profissionais sigam os mesmos procedimentos e diretrizes. Assim, reduz a variabilidade e melhora o nível de excelência. 

Simultaneamente, os POPs ajudam a reduzir o risco de erros, aumentando a segurança dos pacientes. 

Além disso, POPs podem ser utilizados para atender exigências legais e são uma ferramenta útil para treinamento de novos profissionais, otimizando as rotinas e reduzindo custos, uma vez que todas as operações já estão descritas como devem ser realizadas.

Exemplos de atividades contempladas no POP

Qualquer sistema produtivo possui uma série de processos repetitivos — as rotinas — que devem ser padronizadas. Por exemplo: pedidos de compras, atendimento ao cliente, gestão de contratos, preparação do paciente para um determinado procedimento, entre outros.

Atividades de diversas áreas podem ser contempladas pelo POP, como Administração, Gestão de Pessoas, Atendimento e Relacionamento com o Cliente, Compras, Financeiro (padronização de cadastros, pagamentos e recebimentos) Gestão de Segurança e Práticas de Higiene, entre outros. 

Um exemplo prático: o POP pode estabelecer os EPIs necessários para os funcionários executarem certa atividade ou mostrar as etapas que devem ser seguidas no armazenamento de medicamentos.

Como elaborar o POP

Elaborar um documento padrão pode parecer uma tarefa complexa, mas após entender o que é POP, é simples seguir alguns passos básicos para criar procedimentos eficientes. Veja as principais etapas:

1. Identificar a atividade: O primeiro passo é identificar a atividade que será descrita no POP. É importante definir qual o procedimento e as intenções
2. Descrever a sequência de etapas: Em seguida, é preciso descrever detalhadamente todas as etapas envolvidas na atividade, em ordem cronológica, com clareza
3. Identificar os materiais necessários: Cada etapa descrita precisa dos seus próprios materiais, além de indicação de equipamentos e insumos
4. Estabelecer os responsáveis: Ainda, o POP deve incluir quem serão os responsáveis por cada etapa da atividade, suas funções e responsabilidades
5. Definir os cuidados a serem tomados: Também é fundamental definir os cuidados que cada etapa exige, como medidas de segurança, precauções e orientações;
6. Validar o POP: Antes de implementar o POP, ele deve passar pela validação com a equipe envolvida
7. Implementar o POP: Finalmente, o POP pode ser implementado no departamento. Garanta que todos os profissionais estejam cientes do documento

Alguns POPs podem exigir mais ou menos etapas, por conta das especificidades do setor ou das necessidades dos colaboradores.

As etapas descritas anteriormente exigem o envolvimento da equipe responsável por elaborar o POP e da equipe responsável por realizar o procedimento. Esse engajamento é fundamental.

Como melhorar a qualidade dos serviços de saúde?

Existem softwares desenvolvidos para contribuir com a gestão da qualidade de organizações de saúde. Um deles é o SigQuali. 

No SigQuali é possível armazenar e gerenciar POPs de maneira segura — são concedidos acessos hierarquizados aos documentos conforme o perfil do usuário. Isso garante o cumprimento de maneira completa de todos os requisitos de qualquer norma no quesito controle de documentos.

O SigQuali também possui várias outras funcionalidades que apoiam as atividades de gestão da qualidade. No software é possível acompanhar indicadores, realizar análises críticas, elaborar projetos estratégicos, registrar não conformidades, entre outras atividades.

Conte com um software completo para realizar essa implementação com mais facilidade. Quer saber mais sobre SigQuali? Clique aqui.

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Corpo do texto: demaerre by iStock